En algunas organizaciones, la realidad de los registros de RR. HH. en papel es una realidad, pero a medida que aumenta el número de empleados, también lo hacen las pilas de carpetas. El escaneo y la nomenclatura manuales tradicionales suelen retrasar el proceso debido a la inconsistencia en los nombres de los archivos, la pérdida de documentos y una pérdida general de eficiencia.
En respuesta a esto, Konica Minolta Business Solutions (China) ha lanzado su solución automatizada de escaneo y archivado. Nuestro objetivo es claro: lograr que el escaneo, el cambio de nombre y el archivado sean más rápidos, inteligentes y precisos, eliminando los tediosos pasos manuales y los errores.
El sistema funciona con un dispositivo multifunción Konica Minolta bizhub y la solución Smart Scanning Workflow del fabricante. En lugar de introducir todos los datos, los usuarios solo tienen que ingresar los primeros dígitos del ID del empleado. Con base en este registro, el sistema permite al operador seleccionar de inmediato el tipo de documento y renombrar, convertir y guardar automáticamente el archivo en una carpeta como un PDF con capacidad de búsqueda.
Digitalización más rápida, menor coste laboral y menos errores de archivo. Incluso la recuperación es mucho más sencilla: los archivos están estandarizados y se puede acceder a ellos en segundos, tanto para altas como para bajas, o para consultar registros a diario.
Según Konica Minolta, no se trata solo de una solución de recursos humanos, sino que puede utilizarse en cualquier departamento donde haya un gran volumen de archivos en papel, y los procesos pueden optimizarse para una transformación digital más rápida.
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Fecha de publicación: 9 de septiembre de 2025